Qu’est-ce qu’un logiciel de gestion de congés gratuit ?
Parmi la multitude de softwares à disposition sur le web, les plus performants sont, en général, payants.
Or, certaines entreprises ne peuvent se permettre de faire l’acquisition de logiciels tarifés, faute de moyens, ou simplement parce qu’elles estiment ne pas avoir besoin d’un outil si poussé pour leur gestion de congés.
C’est pour cibler ce type d’entreprises qu’existent les logiciels de congés gratuits. Ceux-ci sont des logiciels appelés « freewares », utilisables par tout le monde, sans débourser le moindre centime.
Même si certains d’entre eux sont gratuits, ils proposent une version améliorée, dite premium, de leurs services, par le biais d’un abonnement payant par exemple.
Cette formule implique une version gratuite limitée. Néanmoins, il est toujours possible que cette déclinaison du freeware soit suffisante pour l’entreprise.
Enfin, certains éditeurs de logiciels proposent également une version d’essai sur une certaine période. L’occasion de tester et de décider de son achat à la fin de la démonstration.
Quels sont les meilleurs logiciels de gestion de congés gratuit ?
Le meilleur logiciel, c’est celui qui est adapté aux besoins de l’entreprise. Cependant, les softwares gratuits proposent des paramètres et des options simplistes. Ils sont à peu près similaires.
Parmi eux, Jorani, logiciel gratuit et régulièrement mis à jour. Il propose de nombreuses fonctionnalités de base que tout bon logiciel de congés doit posséder.
L’essentiel est présent dans Jorani, comme par exemple :
- Le calcul automatique de la durée des congés demandés
- La gestion des nouveaux employés
- La synchronisation du planning avec d’autres supports (Google agenda, Outlook…)
- Des rapports relatifs aux congés des employés
Une liste bien plus détaillée de toutes les possibilités de Jorani se trouvent sur le site internet du logiciel.
L’intérêt de Jorani est également d’être open source. Cela signifie qu’il est possible de personnaliser et de modifier le code source du logiciel afin de l’adapter aux spécificités de l’entreprise. Toutefois, il faut l’expertise d’un développeur web aguerri pour exploiter correctement cette possiblité.
Dans un souci d’honnêteté et de transparence, l’équipe de Jorani précise également les limites de leur logiciel.
Qui utilise des logiciels de gestion de congés gratuit ?
Le point commun entre ces deux logiciels est que leurs principaux utilisateurs sont les TPE/PME.
Les logiciels de gestion de congés gratuit sont les solutions idéales pour les entreprises n’ayant pas les moyens suffisants pour bénéficier de softwares complets, ni du service RH pouvant l’exploiter.
Les sociétés aux effectifs moindre, mais désireuses de gérer les congés des employés de la manière la plus minutieuse possible se tournent vers cette solution.
L’idéal pour les PME/TPE une fois le logiciel téléchargé, est de mettre les différences compétences des salariés au service de cette gestion de congés.
Les logiciels open sources présentés ici sont exploitables pour les développeurs d’une entreprise par exemple. Si cette dernière possède, dans ses éléments, un salarié parvenant à manipuler le code d’un freeware pour arriver à un résultat optimal, c’est une bonne raison de faire appel à ces logiciels.
Une telle utilisation permet au personnel d’être directement concerné par la gestion des congés, et ainsi, de pouvoir s’entraider et de pouvoir créer un planning en toute transparence.
Quels autres types de logiciels de gestions de congés gratuits sont disponibles ?
Outre Jorani, il existe encore d’autres freewares pouvant être exploités par les entreprises préférant se tourner vers une solution gratuite. Toutefois, certains sont en anglais, il faut donc maîtriser la langue et les termes techniques avant de se lancer dans leur utilisation.
- PhpMyLab
PhpMyLab est un portail web open source gratuit qui propose une documentation en ligne complète accessible en ligne. L’objectif de ce projet est de fournir aux RH une solution pratique pour développer une structure de gestion fonctionnelle en entreprise. Ce logiciel propose notamment un suivi des congés et travaille main dans la main avec Excel en permettant de réaliser des tableaux de reporting complets. Il est possible d’installer le logiciel sur l’intranet de l’entreprise afin de le connecter directement à d’autres applications.
Ce logiciel propose le calcul automatique de la durée des absences, un suivi des demandes de congés, un système de recherche, et prend en charge les utilisations simultanées. L’accent est mis sur la lisibilité des informations en temps réel. L’interface est un peu austère mais le logiciel reste relativement simple à prendre en main. C’est une solution qui fonctionne bien pour les petites entreprises, sans coûts cachés et sans réelle perte de temps.
Ses limites se trouvent dans certaines fonctionnalités qui ne sont pas disponibles, et dans l’absence de suivi personnalisé en ce qui concerne l’installation, la formation et le support.
- Top Congés
Top Congés est un logiciel freemium qui propose une formule découverte sur une durée assez longue (1 an) afin de soutenir les entreprises au cours de leur développement. Cette formule gratuite est limitée à 20 salariés et ne permet pas d’export de données. Elle reste cependant suffisante pour assurer la gestion des congés en interne avec un système de demande et de validation des congés intuitif et fonctionnel. L’application propose aussi un système de notifications, des options de planification annuelle, une messagerie dédiée et une gestion d’évènement poussée. Il s’agit d’une solution temporaire qui peut permettre de se former à la gestion des congés tout en mettant en place des process en interne. Le tout dans une interface spécialement conçue pour la simplicité d’utilisation.
- La suite LibreOffice
LibreOffice est une suite de logiciels de bureautique libre et gratuite qui vise à offrir les mêmes services que la suite Microsoft Office. Elle propose une alternative viable à Excel et des solutions pour organiser le suivi des congés en entreprise. Des modèles de tableaux préconçus pour les planning congés existent et peuvent être téléchargés gratuitement.
Le logiciel LibreOffice Calc offre de très grandes possibilités de personnalisation mais nécessite des compétences poussées afin de créer un environnement optimisé pour l’échange d’information. Une bonne organisation en interne est nécessaire afin d’assurer le suivi des informations au quotidien.
La suite offre tous les outils nécessaire afin d’organiser la gestion des congés au sein d’une entreprise de taille réduite. Une réflexion doit cependant être menée en amont afin de déterminer le fonctionnement qui convient le mieux à l’organisation et aux employés.
Pourquoi utiliser des logiciels de gestion de congés gratuits ?
Lorsqu’une entreprise ne peut pas investir dans un service RH complet avec un logiciel de gestion de congés haut de gamme, posséder une plate-forme pour améliorer les performances de la société est une possibilité. Ceci ouvre la voie vers un niveau supérieur dans la gestion des effectifs.
Bénéficier d’un suivi, même simpliste, de tous les mouvements des employés pour ce qui concerne les congés se révèle être un atout majeur pour une TPE/PME.
Lorsqu’il s’agit de mener à bien un projet ou de négocier avec des prospects, une entreprise ne peut se permettre de voir ses meilleurs éléments absents à une période clé. Un logiciel peut justement aider à réguler cette problématique.
Même si les effectifs ne sont pas importants, le responsable de la société doit se tenir au courant de manière rigoureuse des souhaits de congés de ses employés.
Si une prise de congés risque d’entraver un projet, il est possible de se référer au logiciel pour savoir quel est le meilleur moment pour répartir les souhaits de chaque employé.
Qui peut utiliser un logiciel de gestion de congés gratuit ?
Les utilisateurs les plus fréquents de logiciels gratuits étant les TPE/PME, il n’est pas rare que celles-ci ne disposent pas de service RH au sein de leur société.
Dès lors, il faut transférer les compétences au profil adapté. Beaucoup de ces freewares peuvent être personnalisés via la modification du code source. Ainsi, confier cette tâche à un développeur web peut sembler être une solution adéquate.
De même, au vu des responsabilités inhérentes à la gestion des congés, le responsable de l’entreprise peut également se former au logiciel afin de régler et paramétrer ce dernier comme bon lui semble.
En sa qualité de décideur, il paraît normal que celui-ci s’occupe de la gestion des congés.
Mais ce ne sont que des hypothèses qui répondent à une certaine logique. Certaines entreprises vont privilégier d’autres choix. Quoi qu’il en soit, la meilleure des solutions, c’est d’apprendre à se servir correctement du logiciel.
Si certains freewares ont des interfaces très simplistes, la tâche en elle-même requiert un certain savoir-faire. Peu importe la taille de l’entreprise, cette dernière doit pouvoir compter sur un logiciel congés cohérent et en harmonie avec les besoins et les exigences de son calendrier.
Quelles sont les limites d’un logiciel de gestion de congés gratuit ?
Un logiciel de congés gratuit offre une solution pratique pour des TPE et PME aux besoins réduits. Les formules gratuites ont cependant leurs limites, et il reste difficile de trouver un logiciel à la fois gratuit et complet pour les grandes organisations. Pour prendre en charge des systèmes de gestion plus complexes, certaines entreprises décident de se tourner vers des solutions payantes.
Les logiciels gratuits sont souvent limités en nombre d’utilisateur ou en quantité de donnée à traiter. Certaines applications plus complètes proposent également des essais de 15 jours pour découvrir les différents services avant de basculer sur une version payante.
Quelles alternatives aux logiciels de gestion de congés gratuits ?
Les logiciels payants accordent généralement davantage d’importance à la lisibilité des informations, et proposent des modules complémentaires utiles, comme des systèmes de notification poussés, une validation interactive en temps réel, des formulaires plus détaillés, ou encore des exports personnalisés.
Ces logiciels sont souvent intégrés dans des solutions plus larges, et fonctionnent en synergie avec des applications complémentaires. Ils proposent un accompagnement plus complet, et surtout un tableau de bord RH personnalisable pour l’entreprise.
En fonction de la taille et des besoins de l’organisation, un logiciel de congés payant peut devenir l’option la plus rentable grâce au gain de temps apporté sur les tâches rébarbatives.