Qu’est-ce qu’un planning congés ?

Salarié en vacances grâce à un bon planning congés

Le planning congés, c’est le document qui indique où se situent les congés des employés d’une entreprise. Il existe plusieurs manières de développer cette information : papier, informatique ou encore, logiciel spécialisé.

Comment se matérialise le planning congés ?

Le service RH a recours à des logiciels afin de traiter les demandes de congés des employés. Aussi, il est possible d’avoir ce document en version numérique ou papier. En fonction de la politique de l’entreprise, un format est décidé par les responsables.

L’avantage de la version papier, c’est qu’elle peut être facilement consultable si on l’accroche à divers endroits de la société : la salle de pause, l’entrée ou encore, sur le panneau d’informations de l’entreprise…

En cas de mise à jour de dernière minute, il faut penser à réimprimer ou réécrire une nouvelle version, ce qui est contraignant au niveau du temps que cela prend.

Quant à la version informatisée, cela peut être en fonction des choix de l’entreprise.

Soit elle sera conservée sur un poste unique (celui du responsable, ou du DRH), et non-consultable librement par tous les employés, soit elle sera distribuée sous la forme d’un document numérique, que chaque salarié reçoit à son poste de travail.

Ce type de données doit donc être manipulé avec la plus grande précaution par le service RH en cas de bug ou d’erreur de manipulation.

Peu importe la version choisie, le planning doit être le plus lisible possible, afin d’éviter tout litige ou tout mécontentement d’un salarié vis-à-vis de sa demande initiale. Les informations de base doivent être explicites (nom de l’employé, période de congés attribuée, type de congé, nombre de congés restants…)

Quels sont les objectifs du planning congés ?

Les plannings congés sont là à titre informatif pour l’entreprise. Ils permettent d’effectuer un suivi clair et précis des congés donnés aux salariés.

L’objectif principal d’un planning congés, c’est de diffuser, à l’ensemble des employés, les informations générales sur les congés des salariés.

Cette information doit se faire dans la plus grande clarté, et ne doit échapper à personne. C’est un document d’intérêt général que nul ne peut ignorer. De fait, chacun est responsable de la prise de connaissance du planning congés à partir du moment où sa diffusion est effective.

Comment faire un planning de congés ?

Les solutions sont multiples. La plus simple à élaborer reste la version papier. Certaines feuilles sont préremplies et il ne suffit qu’à apposer les informations manquantes.

Le temps de réalisation du document peut être fastidieuse, et nécessiter des brouillons, ce qui est chronophage.

C’est une solution qui convient dans des TPE/PME par exemple. Surtout si leur budget ne permet pas de faire l’acquisition d’un logiciel assez puissant pour en créer un.

Le niveau « intermédiaire » de la création de planning, c’est la version Excel ou l’emploi de logiciels gratuits. Le tableur de Microsoft, propose diverses options de création. Il propose d’ailleurs des modèles préconfigurés.

L’apparence la plus simpliste d’un planning congés est la suivante :

  • Une colonne avec le nom et prénom des salariés
  • Une ligne avec les dates du calendrier annuel
  • Remplissage des cellules en fonction des congés validés par la hiérarchie

C’est un format basique, lisible et facilement compréhensible. Il est possible de l’afficher de manière numérique sur les postes de travail des salariés par exemple. Mais également de les imprimer pour les diffuser au sein de l’établissement.

Dans un souci de lisibilité et de clarté, l’impression peut nécessiter un format de papier plus grand que de simples feuilles A4. Cela risque d’impacter le budget de l’entreprise si le mode d’impression est plus complexe.

Concernant la version purement numérique créée sous Excel, malgré les différentes options que propose le logiciel, les paramètres de personnalisation risquent d’être limitées par rapport à un software exclusivement prévu pour ce type de document.

Certaines entreprises souhaitent un planning différent en fonction du type de congés (congé maternité, congé sans solde, congé maladie…). Elles veulent mettre des annotations comme le motif du congé (bien que le salarié ne soit pas tenu de le mentionner), où faire correspondre le calendrier des congés au calendrier interne (lors de l’élaboration d’un projet par exemple).

Il existe une multitude de raisons qui poussent les entreprises à vouloir un planning sophistiqué, ce qui expose les limites et les carences d’Excel dans ce domaine.

Les entreprises se dirigent vers des logiciels dédiés intégralement à la construction de plannings congés détaillés et facilement diffusables pour la compagnie.

Il est possible d’appliquer plusieurs filtres en fonction d’une période par exemple (période trimestrielle, annuelle, mensuelle, hebdomadaire…), ce que ne propose pas forcément Excel, ou en tout cas, pas avec autant d’ergonomie que les softwares dédiés.

Il suffit de choisir le logiciel le mieux adapté aux besoins de l’entreprise, et de configurer le paramétrage.

Certains sont fournis avec un tutorial, ou une assistance en ligne. Quoi qu’il en soit, il est quasiment obligatoire de confier la mise en place de ces outils au service RH de la compagnie.

Comment gérer un planning de congés ?

Il est généralement confié au service RH.

Toutefois, certaines entreprises, du fait de leur taille ou de leurs moyens, ne disposent pas forcément d’un service RH à la pointe du métier. Il faut donc redoubler de vigilance lorsqu’il s’agit de prendre en main un planning de congés et se former correctement à leur utilisation.

La gestion d’un planning de congés demande une certaine polyvalence. L’utilisateur doit être capable, non seulement de vérifier la bonne tenue du planning, mais aussi d’intervenir en cas de changement impromptu.

Si le changement de dernière minute ne doit pas devenir une habitude dans la gestion des congés, il peut très bien survenir dans des cas de force majeure.

Quelles questions se poser pour créer un planning congés ?

Avant de lancer le processus de création du planning congés, il convient de se poser les questions suivantes, afin d’établir le plan du document. Une étape préparatoire qui répond à chaque problématique.

  • Quels sont les statuts des salariés ?
    • Diagnostic des effectifs de l’entreprise
  • Quels sont les moyens de l’entreprise ?
  • Quel support utiliser ?
    • Un logiciel gratuit ? payant ?
  • Quel aspect donner au planning ?
    • Calendrier, tableau, un planning par types de congés, un planning pour chaque secteur de l’entreprise…
  • Comment le diffuser ?
    • Papier, numérique, affichable dans tout l’établissement, seulement pour la hiérarchie, accès sur demande…

Ce n’est qu’après avoir répondu à toutes ces questions, qu’il est possible de créer le meilleur planning congés possible.

Comment tenir un planning de congés dans une petite entreprise ?

Pour des raisons budgétaires, il est difficile pour les TPE/PME de bénéficier des moyens nécessaires pour acquérir un logiciel de planning des congés complet et exclusivement dédié à cette pratique.

Il est tout de même possible de créer un planning de qualité pour son entreprise, et ce, même sans les meilleurs softwares du marché. Par ailleurs, certains logiciels proposent parfois des versions et des tarifs réservés aux TPE/PME.

C’est un vecteur de performance pour l’une et l’autre des entreprises. L’acheteur essaye une version réduite, adaptée à ses besoins et, si la réussite est au rendez-vous, il se dirige vers la version haut de gamme.

Si les moyens financiers sont une barrière à l’acquisition de softwares, il existe également des sites spécialisés qui aident les entreprises à créer et à gérer leur propre planning de congés (par exemple, vidéos tutoriels, articles sur le sujet ou encore, solliciter son réseau de professionnels pour des conseils ou une aide).

Il est également possible d’avoir recours à Excel et de pousser sa configuration pour obtenir un résultat des plus convenables, voire, au-delà des attentes.

De plus, de nouvelles méthodes de management naissent chez les start-ups. Parmi celles-ci, la gestion des congés par les employés eux-mêmes.

Il est possible de s’en inspirer et d’établir une méthode où chacun est capable de tenir un planning de congés intelligible et cohérent. Les congés concernent tout le monde, il est donc normal de ne pas seulement dédier cette gestion à une seule personne.